成为 Pro Microsoft Teams 用户的终极备忘单
Microsoft Teams 在这一点上不需要介绍。如果是 2019 年，当然可以。但今年是视频会议和工作流协作应用程序的一年。 Microsoft Teams 已经安全地确立了自己作为 WSC 生态系统中的 MVP 之一的地位。
那是因为它不仅仅是一个视频会议应用程序。 Microsoft Teams 还有更多功能。正是出于这个原因，学校和办公室喜欢使用它进行远程工作。这是一款以最有效的方式与您的队友协作的应用程序。但是 Microsoft Teams 中的大量功能有时也会让人感到不知所措。要是有什么东西可以帮助您快速导航就好了。
无论您是老用户还是相对较新的 Microsoft Teams 用户，都无所谓；每个人都喜欢一个小备忘单来提高他们的生产力，以专业人士的身份出现，甚至可能炫耀他们的熟练技能。这正是您可以使用此提示和技巧列表执行的操作，适用于您可以在 Microsoft Teams 中执行的几乎所有操作。
提高生产力的技巧
在更短的时间内完成更多的工作，谁不想要？当然不是你或你的雇主！这些提示和技巧肯定会提高您的注意力并提高您的生产力水平。
保持领先于您的任务
Microsoft Teams 中的 Tasks 应用程序是狂热者最期待的应用程序，但这并不意味着每个人都得到了备忘录。如果您所在的团队不知何故错过了它，您需要立即登上这列火车，因为相信我们，您错过了。
Tasks by Planner 和 To-Do 结合了 Microsoft Teams 中两个 Microsoft 应用程序（Planner 和 To-Do）的功能。因此，您可以跟踪进度和管理任务，而无需在多个应用程序之间切换。因此，不再需要在您的理智或日程安排之间进行选择。
任务应用程序将你的待办事项中的个人任务和 Microsoft Teams 中的 Planner 应用程序中的共享任务结合在一起。您可以将其添加为个人应用程序，甚至作为选项卡来协作管理团队任务。拥有 Microsoft 365 订阅的每个人都可以使用 Tasks 应用程序。
👉掌握如何在 Microsoft Teams 中使用 Planner 和 To-Do 任务。
像使用列表的向导一样处理信息
如果您了解 Microsoft Teams 中的正确应用，则没有人可以阻止您。 Microsoft Lists 就是您需要利用的一款此类应用程序。使用列表，您可以跟踪任何信息，无论是个人信息还是协作信息。如果您的团队有要跟踪的信息、要组织的工作或要管理的工作流，则列表应用程序会很有帮助。
为了加快速度，有特定于行业和案例的模板可以更轻松地创建这些列表。 SharePoint 列表的这种演变可以帮助您跟踪几乎所有内容 - 问题、资产、例程、事件、库存或联系人。为了更上一层楼，您甚至可以设置条件格式，以便在满足某些条件时，列表中的对象会自动出现或消失。使用此应用程序必将成倍地提高您的工作效率。
👉学习如何像专业人士一样在 Microsoft Teams 中创建和使用列表。
将电子邮件直接转发到您的频道
电子邮件是企业界最常用的通信方式之一。通过电子邮件发生的通信量是巨大的。但这也意味着当您的组织使用 Microsoft Teams 时，您有时会夹在两种不同的媒介之间。复制电子邮件中的所有内容并将其发布到 Microsoft Teams 中的频道可能会很累人。
那是因为你做错了！您是否知道 Microsoft Teams 中的每个频道都有一个唯一的电子邮件地址，您可以将电子邮件直接转发到该地址？是的，你没听错。您发送到该地址的任何电子邮件都将直接在频道中显示为帖子。这是多么有效啊！
要获取频道的电子邮件地址，请转到“更多选项”图标（三点菜单）。然后，从菜单中单击“获取电子邮件地址”。
将生成电子邮件地址。复制它以使用它。
使用命令栏
Microsoft Teams 中的命令栏必须是使用最少的功能。但是，如果您知道如何正确使用它，它就有可能成为您最常用的功能。命令栏可以极大地加快速度。
想要查找旧消息、开始聊天或通话、转到频道、查看您的文件吗？使用命令栏执行所有这些以及更多操作。您甚至不需要记住所有命令即可使用它们。 Microsoft Teams 为您提供。如果您需要执行的任务有一个命令，那么您需要记住的就是快速完成它。
查看有关如何在 Microsoft Teams 中使用命令来提高工作效率和节省时间的详细指南。👆
打破语言障碍
今天，全球团队已经不是什么新鲜事了。相反，在这个时代，越来越多的团队分散在全球各地。这需要能够理解彼此的语言才能进行有效沟通。使用 Microsoft Teams，您无需跳到 Google 翻译并复制/粘贴任何消息。 Microsoft Teams 为这一确切目的提供了一个固有的翻译器。
单击要翻译的消息上的“更多选项”图标（三点菜单）。您会在菜单上看到“翻译”选项；单击它可将消息快速翻译成您的默认语言。
书签消息
乍一看，这似乎是一个小功能，但它可以为您节省很多时间。您可以保存任何邮件并从“已保存”部分访问它们，而不是尝试使用搜索栏查找旧邮件。
转到消息并单击“更多选项”图标（三点菜单）。然后，单击“保存消息”选项。
要访问您保存的消息，您可以使用命令 /保存 从命令栏或单击任务栏上的个人资料图片，然后从出现的菜单中选择“已保存”。
使用键盘快捷键
如果您想提高工作效率，请不要回避使用键盘快捷键。键盘快捷键可以为您节省大量时间，但并没有多少人充分利用它们。不要成为这些人中的一员。了解您最常执行的任务的键盘快捷键并快速完成任务。
🤸♀️跳到此处查找适用于 Windows、Web 和 Mac 的 Microsoft Teams 中所有键盘快捷键的列表。
改善会议的技巧
除了使用 Microsoft Teams 与队友协作外，人们最常使用该应用程序的另一件事是召开会议。你当然想成为一名专业人士。
使用一起模式获得身临其境的会议体验
当感觉很难参加会议时，您可能经常会发现这种情况：毕竟，在线会议与现实世界的会议不同。 Microsoft 的 Together 模式打破了障碍和虚拟墙，让您感觉就像在一个共享空间中。
当会议中有 5 人或更多人时，您可以打开一起模式。转到会议工具栏，然后单击“更多选项”图标（三点菜单）。然后，从菜单中选择“一起模式”以启用它。
目前，您可以在礼堂视图中使用一起模式，让您感觉好像大家坐在一个共享的礼堂空间中。
👉详细了解 Microsoft Teams 中的 Together 模式以及如何启用和使用它。
与分组讨论会
无论您是在上课还是主持办公室会议，小组讨论都是整个过程的重要组成部分。借助 Microsoft Teams 中的分组讨论室，您可以轻松地将会议参与者分成不同的组。
现在，您不必再在 Microsoft Teams 中手动创建分组讨论室。 Microsoft 已为会议中这一令人梦寐以求的功能添加了固有支持。会议主持人可以随机或手动决定谁去哪里，将参加者分成分组讨论室（最多 50 个）。分组讨论室功能可供付费和免费用户使用。
要创建分组讨论室，请转到屏幕顶部的会议工具栏，然后单击“分组讨论室”图标。然后，将参与者分成您想要的房间数量。
使用会议记录
这是一个非常被低估的功能，没有得到应有的关注和赞赏。 Microsoft Teams 中的会议笔记可以让您的会议更加无缝。无论您是想记录会议中讨论的所有重要细节，还是为需要讨论的事情创建议程，会议笔记都应该是您的首选功能。
最重要的是，它们不仅可以在会议期间使用，还可以在会议前后（预定会议）使用。相信我们，如果您以前没有使用过，您需要现在就开始使用它们。
跳过去了解有关在 Microsoft Teams 中使用会议笔记的所有详细信息。🏃♀️
保持会议中的礼仪，而不是举手
在虚拟会议中保持礼貌可能会变得非常困难。因此，让您的麦克风保持静音已成为几乎无处不在的会议礼仪。但是当你需要说话的时候呢？在没有被要求的情况下取消麦克风静音仍然会中断会议。
在 Microsoft Teams 中，它不必如此不文明。每当您需要发言时，请改用“举手”按钮。它向演讲者表明您有想法，然后他们可以要求您取消静音并以不会造成干扰的方式说话。这比实际举手要好，因为不能保证演讲者会碰巧看到您的视频源，但可以保证他们会看到参与者面板中的“举手”。
转到会议工具栏，然后单击“举手”图标以举手。
转录您的会议
如果您曾经想要整个会议的转录但认为不可能，那么您就大错特错了。 Microsoft Teams 有一种相当快速的方法来获取会议转录，但它仅适用于默认语言为英语且会议中使用英语的情况。
此外，您组织的政策应该允许您进行会议转录。还有另一个问题 - 转录仅适用于您录制的会议。您甚至可以在共享之前编辑这些成绩单。
若要获取转录，请转到 Microsoft Stream 以查看录音。然后，单击三点菜单图标，并从选项中选择“更新视频详细信息”。
从“视频语言”下拉菜单中选择语言。
现在，单击“自动生成字幕”复选框以将其选中，然后单击“应用”按钮以获取转录内容。
举行私人计划外会议
计划外会议并不总是必须在频道中。或者，如果您想将会议保密，则不必总是安排会议。您可以召开完全私密的临时会议，不对频道中的所有人开放。不，我们不是在谈论 1:1 通话或群聊中的群呼。这些私人会议就像其他会议一样，您可以邀请组织外部的客人参加，这与 1:1 或群组通话不同。
从导航菜单中，转到“日历”（适用于 Microsoft 365 用户）或“会议”（适用于 Microsoft Teams Free 用户）。
然后，单击右上角的“立即开会”选项。这些会议不会在频道中进行，您的团队成员无法知道正在进行的会议，更不用说在没有会议邀请的情况下加入会议了。
更多参与的技巧
Microsoft Teams 是一款工作流协作应用。为了与您的队友更好地协作，您需要吸引他们的注意力。使用这些技巧可以使您的消息和其他互动更具吸引力，从而整体提高工作效率。
进行民意调查以增加参与度
民意调查是创造更好参与度的一种行之有效的方法，但鉴于在 Microsoft Teams 中没有创建民意调查的直接功能，许多人认为这是不可能的。嗯，Microsoft Teams 的一半魅力在于它提供的数百个集成应用程序！
两个这样的集成应用程序——Forms 和 Polly——可以帮助你在你的频道中进行民意调查。您可能会发现的唯一缺点是您无法在会议中进行投票，但是一旦您开始使用这些应用程序，您会发现它无论如何都没有那么重要。您甚至可以进行协作投票，其他团队成员也可以对投票问题做出贡献。
👉这是在 Microsoft Teams 中创建投票的完整指南。
使用格式选项创建丰富的消息
无论是进行私人聊天还是频道通信，格式化您的消息，让每个人都免于阅读简单、无聊的消息的困境。世界上已经有足够的人了。单击消息框下方的“格式”图标（带有画笔的 A）以打开格式选项和斜体、粗体、下划线以及对您的消息执行更多操作。
在频道消息中使用主题
消息是 Microsoft Teams 中最重要的通信形式之一。如今，通过消息共享的信息比通过电话和会议共享的信息更多。因此，重要的是要在正确的信息上投入时间，并确保他们不会迷失在不重要的信息海洋中。
主题行是为它们增添一点热情并确保它们吸引合适人选的最快方式。您可以从要在频道中发布的消息的格式选项中添加主题。显然，个人聊天消息并不真正需要主题，因此您无法为其添加主题。
改善组织的技巧
在不失去理智的情况下让事情井井有条，有时似乎有点令人生畏。我们所有人都希望事情变得更容易。更好的组织也会带来更高的生产力。通过这些技巧，您可以将您的组织技能提升一个档次，从而更好地处理事情并在您处理事情时给每个人留下深刻印象。
拖放您的团队以重新排序
最初，您的所有团队都按照创建的顺序随意排序。在很长的团队列表中，进入重要团队可能会让人不知所措。但是，在 Microsoft Teams 中有一个鲜为人知的事实，即专业人士用来让他们的团队井然有序并节省时间。
您可以拖放您的团队以按您喜欢的任何顺序排列它们。因此，您可以将最重要的团队置于首位，从而更快地访问他们。
固定频道和隐藏团队
有时，仅仅安排您的团队是不够的。你可能已经把你的重要球队安排在了顶端，但你不断被加入新的球队，你的整个安排都交给了狼队。好吧，不一定是这样。还有更多的方法可以组织您的团队，可以让您免去头疼的麻烦。
您可以固定频道，以便它们始终显示在单独部分的顶部。转到频道右侧的“更多选项”图标（三点菜单）并单击它。然后，从菜单中选择“固定”。
您还可以隐藏任何不必要的团队以整理您的团队菜单。单击团队名称右侧的“更多选项”图标，然后单击菜单中的“隐藏”选项。您可以随时从团队导航菜单的底部访问所有隐藏的团队。
更顺畅管理的技巧
无论您是团队负责人还是仅负责主持会议，管理人员都不必担心。但大多数时候，确实如此。好吧，将这些技巧视为一种补救措施。
在会议中分配角色
当会议中有多个与会者时，能够控制每个与会者可以做什么就变得至关重要。例如，您并不总是希望每个人都能够在会议中展示和共享内容。有时您还希望让其他人成为共同主持人，他可以做您可以做的所有事情，例如允许大厅中的人进入，并使其他参与者静音等。
您现在可以为 Microsoft Teams 会议中的人员分配角色。人们可以是演示者或与会者；演示者拥有完全的控制权，而与会者只能获得受限的访问权限。
您可以在会议之前（对于已安排的会议）或期间分配会议角色。要在会议期间分配角色，请转到参与者面板，然后单击参与者姓名右侧的“更多选项”图标以访问三点菜单。然后，相应地单击“成为演示者”或“成为与会者”选项。
节省时间并批量添加成员
在创建团队时，您希望有多少次可以选择批量添加人员？那些不得不创建超过 10 人的团队而没有 Office 组或以前的团队作为起点的人知道这会是多么令人头疼的事情。
好吧，如果您使用 Microsoft Teams Web 应用程序，您可以跳过这个痛苦并批量添加成员。唯一的问题，它需要使用 Chrome 扩展程序。您还可以通过此扩展程序在 2 列显示中查看您的团队。因此，您可以在减少滚动的同时查看更多团队。
👉了解如何使用“Refined Microsoft Teams”Chrome 扩展批量添加成员。
获得整体更好体验的提示
这几个技巧可能无法归类，但是，您在生活中需要它们，以使您在 Microsoft Teams 上的体验无限好。
不要忽视你的状态
Microsoft Teams 中的状态可以成为您可以使用的强大工具。通过您的状态反映您的真实可用性状态，可以避免由于不在同一个物理空间中工作而导致的许多误传。因此，请始终使用它让团队的其他成员知道您是否有空、离开、忙碌或正在通话，以便他们在与您联系时知道会发生什么。
您可以使用“用户状态”和“自定义”状态来充分利用此工具。尽管大多数情况下，Microsoft Teams 会根据您的状态自动配置您的状态（众所周知，这会给许多人带来麻烦），但您也可以自己设置状态。转到任务栏上的个人资料照片，然后从菜单中选择一种状态进行设置。
热点提示： 您甚至可以在自定义的时间段内将您的状态设置为“外出”，无论您是出去吃午饭还是去度假。了解如何设置这个在 Microsoft Teams 中不可用的新状态选项。👆
摆脱 Status 可能带来的麻烦
Microsoft Teams 会自动更改您的状态，通常这是一件好事。但是对于许多在工作中遭受微观管理的人来说，当团队在不活动的五分钟内自动将他们的状态从“可用”更改为“离开”时，这最终会成为一种麻烦。
如果您想避免您的主管最终认为您几乎没有工作而不是努力工作的情况，请使用 Mouse Jiggler 应用程序，让您的状态保持相反，从而避免麻烦。
发送紧急消息
想要确保收件人看到您的消息？将其标记为紧急，他们将每两分钟收到一次通知，连续二十分钟。这是十个通知，他们不可能错过。现在，如果这看起来有点过分，但该消息仍然比标准消息重要，您可以将其标记为仅重要。收件人不会一直收到通知，但他们仍会知道该消息很重要。
单击个人聊天消息框下方的“感叹号”，然后在发送消息之前从选项中选择优先级。
自定义通知以获得更个性化的体验
默认情况下，Microsoft Teams 会为所有新消息、反应和提及提供通知。但是 Teams 提供了广泛的自定义选项，因此您只能收到有关您希望收到通知的内容的通知。
打开设置并从左侧的导航菜单中转到“通知”。
在这里，您可以修改通知以满足您对几乎所有内容的需求：团队和频道、聊天、会议、人员等。
拉通宵时使用黑暗模式
无论您是打算熬夜，还是需要经常熬夜，都不要让它影响您的眼睛或睡眠模式。使用 Microsoft Teams 中的暗模式，让您的眼睛在夜间免受笔记本电脑的刺眼灯光。
从 Microsoft Teams 桌面应用程序转到设置并将主题从“默认”更改为“暗”。
Microsoft Teams 有很多事情要发现，有时会让人不知所措。这些提示可以帮助您一次处理一件事情，从而更好地处理事情。很快，您就会熟练使用 Microsoft Teams 的方法，而不会迷失在迷宫中。