开始使用 Google Workspace 所需的备忘单
在这一点上，谷歌几乎是每个人生活的一部分，不管怎样。尽管谷歌在平凡的生活中最受欢迎，但它在商业生态系统中的存在也同样不可否认。
但最近的事件已经改变了企业的运作方式。这种转变也适用于 Google 的生产力服务集。 Google Workspace 是去年开始的这种蜕变的最终结果，当时全世界都看到了我们工作方式的前所未有的变化。让我们来看看这项服务究竟是什么以及它必须提供什么。
什么是 Google Workspace？
如果您不知道 Google Workspace，也许您熟悉 G Suite——Google Workspace 的前身。深入了解过去还会让您想起 Google Apps for Domain，这是这次旅程的起点。但所有这些更名也造成了混乱。
简而言之，Google Workspace 是 G Suite 的一种更进化的形式，它本身就是 Google Apps for Domain 的演变。把它想象成口袋妖怪的进化过程！
同样，与之前的迭代相比，Google Workspace 提供了更丰富的体验和更多的功能。这些应用程序现在彼此之间有了更深入的集成，而不是独立的体验。
以前，必须单独访问 Google 的所有服务，因为它们就是这样设计的。借助 Google Workspace，您可以在一个地方获得所需的一切——Gmail、聊天、日历、云端硬盘、Meet、文档、表格、任务等——您明白这一点。这种更深入的集成使企业能够更有效地协作，而不是一直在应用程序之间跳来跳去。
Google Workspace 是免费的吗？
尽管 Google 提供的 Gmail、Meet、Chat、Drive 等个人服务对拥有个人 Google 帐户的用户免费提供，但 Google Workspace 整体上是一项付费服务。这包括 Google Workspace 的完整业务解决方案。
Google Workspace for Everyone 可以免费使用，但我们稍后会介绍。从本质上讲，Google Workspace 仅供付费订阅者、教育机构和公益组织免费使用。
有些功能用户只能作为 Google Workspace 的一部分使用，例如 Meet 的更深入集成，允许在聊天、文档、幻灯片和表格中实现会议的画中画。该功能允许人们更有效地进行协作和演示。
什么是适合所有人的 Google Workspace？
谷歌最近宣布已向所有人提供 Google Workspace。这意味着拥有免费 Google 帐户的人也是如此。但这究竟意味着什么？ Google Workspace 的免费版本目前并没有真正涉及那么多变化。
它基本上涉及完整的品牌重塑和 Google 应用程序的更深入集成，就像 Google Workspace for business 一样。自去年 10 月以来，Google 一直在缓慢推出这些更改，您可能已经在使用它。唯一的区别是它现在正式向所有人开放，而不是抢先体验。
要为您的 Google 帐户启用这种 Google Workspace 体验，您需要激活 Google Chat。激活 Google Chat 后，它将取代 Google Hangouts，并且聊天室和聊天室将集成到 Gmail 中。
房间让您有一个协作空间，您可以在其中交流、分享想法并跟踪重要信息。
今年晚些时候，谷歌将通过更精简的用户界面将房间转变为空间。 Space 可供所有人、付费和免费的 Google Workspace 帐户使用。 Spaces 还将提供诸如内嵌主题线程、存在指示器、自定义状态、表达性反应以及新界面等功能。
Spaces 到达后，Gmail 的界面也将发生变化。左侧导航菜单将变得更像 Android 和 iOS 应用程序的底部工具栏。侧边栏会更紧凑并且可以折叠。
使用 Google Workspace，用户将能够将重要信息保存在一个地方、计划下一次家庭旅行、将他们的照片和视频保存在一个地方、使用 Google 表格跟踪家庭预算。
但这就是 Google Workspace 目前为免费 Google Workspace 帐户提供的全部内容。嗯，这和新的配色方案是品牌重塑的一部分。但是，看起来谷歌还计划在今年以 Smart Canvas 的形式为 Workspace 带来更多变化和增强。
智能画布：未来方向工作区正在进入
Google 非常重视让 Workspace 成为一个促进协作的地方。今年晚些时候，Google 将以 Smart Canvas 的形式对 Google Workspace 进行大量更改，这将推动跨 Google 应用程序的协作。
Smart Canvas 将增强 Google Docs、Sheets 和 Slides 等应用程序。已经可用，当您在 Google 文档中使用 @-mentions 时，会出现一个智能芯片，显示您可以插入文档中的其他信息，例如推荐的人员、文件和会议。
然后文档中的其他协作者可以快速浏览会议和人员，或预览文档而无需更改选项卡。未来几个月，智能芯片也将出现在 Sheets 上。
在接下来的几个月里，这些智能芯片将成为交互式构建块的一部分。新的交互式构建块将包含智能芯片、模板和清单。
您还可以通过 Google Docs 将清单操作项分配给其他人。这些操作项也会自动显示在 Google Tasks 中，让您可以更轻松地管理待办事项列表。
作为 Smart Canvas 一部分的另一个变化是 Docs 中的表格模板。一些模板类型将包括用于收集团队反馈的“主题投票”表和用于捕获里程碑和状态的“项目跟踪器”表。
Sheets 也将进行一些重大升级。除了智能芯片，谷歌还在 Sheets 中引入了新的视图。时间轴视图是此次升级的一部分视图之一，它将重新排列视图中的工作表，以便更轻松地跟踪任务。
为了简化协作，文档、表格和幻灯片中还添加了“Google Meet”按钮。已经可用，您可以使用此按钮直接在 Google Meet 中展示您正在处理的文档，而无需转到 Google Meet 开始会议。您日历上的任何会议都会自动显示。
可以肯定地说，在这一年中，Google Workspace 将通过以协作为中心提供更好的体验。所有 Google Workspace 用户都可以免费和付费使用。
Google Workspace 的计划类型（版本）
Google Workspace 是为企业主提供的服务，它针对不同类型的企业提供不同的版本（月度计划）。但是，当 Google Workspace 首次亮相时，它只适用于至少拥有少量员工的大型企业和小型企业，就像 G Suite 一样，因为它提供了这些计划。
但现在，Google Workspace 也非常适合本质上是一个人团队的小型企业主。为了让 Google Workspace 成为适合所有人的地方，Google 现在还推出了“Google Workspace Individuals”。
Google Workspace 个人版 适用于将自己的热情转化为经营理念的个体企业主。但是，当您是小型企业时，您对生产力和协作工具的需求与大型企业主的需求不同。 Google Workspace Individual 牢记这一点，专为满足这些需求而设计。
Google Workspace Individual 提供了企业所需的高级功能，同时避免了单人操作不需要的复杂性。它在 Google Meet 中提供无限制的会议、通话录音、噪音消除、投票和问答，一个让约会更容易的专业日历，一个带有电子邮件列表、品牌徽标的定制 Gmail 体验，等等。
笔记： Google 工作区个人版目前仅在美国、加拿大、墨西哥、巴西、日本提供，并且即将在澳大利亚推出。
以下是 Google Workspace 提供的所有计划或版本的概要。
- 创业者 – 6 美元/用户/月
- 商业标准 – 12 美元/用户/月
- 商务加 – 18 美元/用户/月
- 企业 – 您可以通过联系 Google 销售团队获得自定义定价。它是最昂贵的版本，但也是提供最多功能的版本。
- Google Workspace 个人版 – 每月 9.99 美元（2022 年 1 月之前每月 7.99 美元，作为促销的一部分）
- Google Workspace 教育版 – 基本功能免费。高级功能可以在付费计划下购买，包括教育标准、教学升级和教育增强订阅。
- 面向公益组织的 Google Workspace – Google 向非营利组织免费提供 Business Starter 计划的功能，并以 5.04 美元/用户/月的价格提供商业标准版 3 美元/用户/月和 Business Plus 计划的功能。 Enterprise editin 的价格也比标准价格低 70%。
为什么选择 Google Workspace？
最重要的问题是 Google Workspace 必须提供什么。为什么它适合您？ Google Workspace 最重要的方面之一是 Workspace 帐户由组织管理员创建，而不是由个人创建的基本 Google 帐户。
这实质上意味着更多的控制。管理员可以更好地控制 Workspace 帐户的默认设置以及应用程序访问和安全设置。而这一切都发生在云端。 IT 团队无需为您的员工或学生单独或亲自配置设备。您还可以为个人或人群制定单独的政策。
因此，这使您可以控制要允许员工或学生使用的应用程序和设置，而个人帐户根本无法使用这些应用程序和设置。
Google Workspace 还具有许多其他功能，您无法使用免费的基本帐户访问这些功能。但请记住，Workspace 提供的功能范围因版本或计划类型而异。
Google Workspace 中的基本应用
大多数版本的 Google Workspace 都提供这些应用程序，作为其增强功能的核心体验的一部分。
- 邮箱： 为您的企业定制企业电子邮件，提供垃圾邮件和网络钓鱼防护以及无广告邮件体验
- 见面： 多达 250 名会议参与者，具体取决于您的版本。您还可以获得其他功能，例如数字白板、会议录音、噪音消除、投票和问答、分组讨论、出勤跟踪、节制控制、举手、域内直播（取决于 Workspace 版本）。
- 聊天和房间（即将成为空间）： 除了您可以无缝协作的 Google 聊天和聊天室的基本功能之外，Google Workspace 还提供更多增强功能。其中包括具有线程室和访客访问权限的高级聊天室。来宾访问允许您连接不属于您组织的客户和合作伙伴。您可以在聊天中与他们协作处理文件和文档。并且具有相同级别的访问权限和可见性，您的工作不会受到影响。
- 日历： 使用 Workspace 安排约会、共享日历以及浏览和预订会议室。
- 驾驶： 扩展云存储（从 30 GB 到无限制）、桌面版云端硬盘、团队共享云端硬盘、目标受众共享，并支持 100 多种文件类型。
- 文档， 床单: 创建协作文档、通过智能撰写、拼写自动更正和语法建议的写作帮助、与 Microsoft Office 的互操作性以及文档的自定义品牌。
- 幻灯片： 协作进行演示
- 形式： 调查构建，包括使用智能填充、智能清理和答案、自定义品牌模板表单进行更轻松的分析
- 保持： 使用协作笔记捕捉想法
- 网站： 在构建站点时进行协作
- 电流： 您的组织的社交网络，员工可以在其中相互交流和互动
Google Workspace 中的其他应用
根据您的 Google Workspace 版本或额外购买，Google Workspace 还向订阅者提供这些应用。
- 域： 使用集成的 Google Workspace 注册和配置进行域注册
- 云搜索： 在您的 Google Workspace 中进行智能搜索（第一方和第三方数据）
- 团体和商业团体： 电子邮件列表和访问管理
- 保险库： 数据保留、存档和电子发现
- Jamboard： 您甚至可以在会议中使用的协作式数字白板
- 嗓音： 使用适用于所有设备和网络的虚拟电话系统进行智能语音通话
- 应用脚本： 使用 Apps Script 增强 Google Apps 的功能，例如日历、文档、云端硬盘、Gmail、表格和幻灯片。您可以将脚本发布到全世界，也可以为您的域保密。
- 应用表： 无需代码即可构建应用程序
- 课堂： 面向教师和学生的结构化学习空间
- 附加组件： 集成第三方应用程序和 Apps Script 插件
Google Workspace 还提供用于 Google Meet、语音通话和 Jamboard 的硬件。硬件允许现在选择混合模式的组织 - 在办公室和在家工作 - 有效地工作。
Google 也很快将在 Google Meet 中推出同伴模式，以促进混合工作场所中的协作公平。它适用于在会议室中很少有人同时与他人进行远程连接的组织。
同伴模式为会议室中的人员提供自己的视频图块，并在他们利用 Meet Hardware 的最佳室内音频和其他视频会议功能的同时，在他们的屏幕上访问 Google Meet 的其他功能，例如举手、投票等优惠。
如何使用 Google Workspace
对于付费用户（尤其是管理员）和免费用户而言，Google Workspace 的体验是不同的，因此，学习使用它是两条完全不同的曲线。不过，对于 Workspace 的最终用户来说，使用 Google Workspace 中的应用程序非常相似，除了独有的功能。
要访问可用于您的 Google Worskapce 帐户的应用程序，请从任何 Google 服务转到“Google Apps”菜单图标。该菜单将列出所有可供您使用的应用程序。
这是一个提示。 无论您是免费还是付费的 Google Workspace 用户，Google 都提供快速的“.new”快捷方式，您可以直接在浏览器的地址栏中输入这些快捷方式，它会为该应用创建一个新项目。
- cal.new – 创建新的日历事件
- doc.new – 创建 Google 文档
- meet.new – 在 Google Meet 上发起新会议
- sheet.new – 创建一个新的 Google Sheet
- slide.new – 创建新幻灯片
- form.new – 创建一个新表单
- keep.new 或 note.new – 开始新笔记
- site.new – 创建一个新站点
- jam.new – 开始一个新的白板
以付费用户身份使用 Google Workspace
要开始使用 Google Workspace，请访问 workspace.google.com。单击“开始使用”或“开始免费试用”按钮，具体取决于您在屏幕上看到的内容。对于小型企业，Business Starter 或 Business Standard 可能是最佳选择。 Google 提供 14 天的免费试用期，因此您有足够的时间来了解自己的情况，看看 Google Workspace 是否适合您。在 14 天结束前取消您的试用，您无需支付订阅费用。
如果您是一个单人团队并且居住在受支持的国家/地区之一，则可以前往此处试用 Google Workspace Individual。
笔记： Google Workspace Individual 不支持自定义电子邮件地址。
由于 Google Workspace 是为企业设计的，因此您在设置时会自动成为组织的管理员。但是，当您在组织中添加新用户时，您可以让其他人成为管理员。
输入您的公司名称、员工人数和您所在的国家/地区，然后单击“下一步”。
然后，提供您的联系信息并单击“下一步”。
现在，您必须选择是否拥有域。如果您有一个，请单击“不，我有一个”选项，您可以输入您已经拥有的域并使用它。您必须先验证您是否拥有此域，然后才能真正开始使用它。否则，您可以使用 Google Domains 购买一个。单击“是的，我有一个可以使用的”选项。如果您没有域名，您也可以从其他地方而不是 Google Domains 购买，但是当您通过 Google 购买时，您无需经过验证过程。
然后，您需要为您的 Google Workspace 帐户创建一个用户名。这将是您域的第一个企业电子邮件地址。设置 Google Workspace 后，您可以稍后为您的团队创建更多公司地址。创建密码，然后单击“同意并继续”。
您的 Google Workspace 设置了企业 Google 帐户。点击“转到设置”，您可以从管理控制台为您的组织管理 Google Workspace。
验证域后，您可以向组织添加新用户并从管理控制台设置 Gmail 等应用。但是，如果您不想立即执行任何操作，则可以暂时跳过它，稍后随时通过 Google 管理员执行此操作。
管理 Google Workspace
作为管理员，您可以从管理控制台管理和控制 Google Workspace。无论您是要添加或删除用户、管理单位部门（Google 的术语，用于为您的组织创建政策）、创建和管理邮寄名单群组和应用政策、管理您域中的用户可以访问哪些应用程序以及从什么设备访问，等等否则，您可以在管理控制台中找到它。
要访问管理控制台，请访问 admin.google.com 并使用您的 Google Workspace 帐户登录。或者，您可以从任何 Google 服务的“应用”菜单中访问它。从您登录的几乎任何 Google 服务（google.com、gmail.com 等）中单击“Google Apps”图标
然后，单击应用程序中的“管理员”选项。 “管理员”选项仅适用于作为组织管理员的那些 Workspace 用户。
管理控制台主页将打开。左侧的可折叠导航菜单允许您快速浏览用于为您的组织管理 Google Workspace 的所有选项。
将用户添加到您的组织
为您的组织设置 Google Workspace 后，最关键的一步是将用户添加到您的组织。就像为自己创建公司地址一样，您必须为要添加的其他用户创建用户名和密码，并与他们共享凭据。您还必须为他们分配许可证才能使用这些服务。
转到您的管理控制台，然后单击左侧导航菜单中的“目录”选项。
很少有选项会在它下面扩展。从可用选项中单击“用户”。
然后，从“所有组织”中选择要将用户添加到的组织单位。如果您没有大型团队，请单击“添加新用户”按钮一次添加一个用户。
输入用户的信息：他们的名字和姓氏，然后是他们的主要电子邮件。 Workspace 会建议主电子邮件的用户名，该用户名与您域中的所有现有电子邮件不同；您可以使用它或自己输入一个。
如果您的组织有多个域，您可以选择另一个域。单击@ 符号旁边的向下箭头，然后从下拉菜单中选择域。
然后，输入用户的辅助电子邮件。辅助电子邮件可以是他们的个人电子邮件，他们将在其中接收帐户详细信息。您还可以输入您自己的电子邮件地址以获取登录信息并稍后转发给他们。
然后，单击“管理用户的密码、单位部门和个人资料照片”旁边的箭头。设置个人资料照片或编辑组织单位是可选的。
但是您必须为新用户设置密码。您可以自动生成密码，也可以输入您自己的密码。要要求用户在登录时设置新密码，您必须启用该选项。
添加完所有信息后，单击“添加新用户”按钮。
只要用户名不与现有用户名冲突，新用户将被成功添加。如果没有，您会收到一条提示，要求您解决冲突。
现在，剩下的就是与目标人共享登录凭据，他们就可以开始使用 Google Workspace。如果您要求用户在登录后更改密码，他们将有 48 小时的时间更改密码。时间到了，重置链接将失效，您（管理员）必须为他们创建一个新密码。
对于新用户，所有 Google Workspace 服务最多可能需要 24 小时才能激活。如果您在此期间尝试访问某项服务，您可能会收到您无权访问的消息。
批量添加用户
对于大型组织，您还可以批量添加用户，这样做有很多选择。根据您的组织类型，您可以选择适合您的内容。
- 从 CSV 文件添加用户
- 如果您了解编程，请使用 Admin SDK Directory API
- 从 LADP 服务器同步数据，例如 Microsoft Active Directory
- 从 HCL Notes 迁移到 Google Workspace
- 添加具有现有 Google 帐户的用户
在将用户批量添加到 Google Workspace 之前，您需要确保您拥有足够的许可。否则，如果您的计划允许，请购买更多。
使用户成为管理员
您可以将组织中的其他用户设为超级管理员。默认情况下，为组织创建和设置 Google Workspace 的人是超级管理员。超级管理员可以完全访问您组织的管理任务，因此只能将此角色分配给您信任的人。对于受限职责，您可以为他们分配特定的管理员角色，例如组管理员、用户管理管理员、帮助台管理员、服务管理员等。
从左侧的导航菜单中，单击“目录”选项并从展开的列表中选择“用户”。从用户列表中查找用户并单击其姓名。
他们的帐户页面将打开。向下滚动并单击“管理员角色和权限”选项。
然后，单击“超级管理员”角色的选项。
这将在所有可用的预构建角色旁边显示切换。要使他们成为超级管理员，请启用旁边的开关。要为他们分配特定的管理员角色，请启用所需角色旁边的开关。如果预先构建的角色不适合您，您还可以创建自定义角色。
还有达达！您有其他人与您分担管理职责。
以免费用户身份使用 Google Workspace
要启用 Google Workspace 为免费帐户提供的集成体验，请转到您的 Gmail 帐户并点击右上角的“设置”图标。
右侧将出现一个快速设置面板。单击“查看所有设置”。
然后，从设置选项中选择“聊天和见面”选项卡。
在 Chat 中，选择“Google Chat”而不是“Classic Hangouts”。
可能会出现欢迎横幅。单击“确定”继续。
然后，单击“保存更改”。
Gmail 将重新加载，您现在将拥有 Gmail 中聊天和聊天室的全新集成体验。
Google Workspace 附带的最佳附加功能之一是 Google Chat 中的 Room（即将成为 Spaces）。房间是交流和协作的枢纽。您可以与聊天室成员聊天、共享文件、分配任务以及执行更多操作，所有这些都可以通过聊天室在一处完成。如果您曾经使用过 Microsoft Teams，那么 Room 就像是 Teams 频道。
您还可以直接在聊天室中打开 Google 文档、表格和幻灯片中的文件并在那里处理它们。您上传到房间的任何文件始终可以从“文件”选项卡轻松访问。您可以跟踪团队需要完成的任务，并从“任务”选项卡将它们分配给人员。
要了解如何在 Google Chat 中使用聊天室，请跳到这里。
考虑到工作方式在过去一年中发生了翻天覆地的变化，无论您是否远程工作，Google Workspace 都带来了急需的变化，以实现无缝协作。有了适用于所有人的 Google Workspace，您甚至可以用它来让您的个人生活井井有条。